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Für die Einpersonenunternehmen der UBIT Wien

Kooperation festigen

Wer eine Kooperation beginnen möchte, wird in der Regel bei einem umfangreicheren Vorhaben einen Vertrag schließen. Doch das kann dauern und es entsteht bald einmal die Frage: Was gilt bis zu diesem Zeitpunkt? Fühlt sich der/die KooperationspartnerIn auch an die Zusammenarbeit gebunden?

Absichtserklärung

Als nützlich hat sich in diesem Zusammenhang der Abschluss einer Absichtserklärung (engl. Letter of Intent - kurz LOI) erwiesen.

Hier bekunden die PartnerInnen ihren Willen, ernsthaft Vertragsverhandlungen zu führen, bestimmte Ziele anzustreben, in der Zeit bis zum Vertragsabschluss bestimmte Handlungen zu unterlassen bzw. die Vertraulichkeit zu wahren.

Eine Absichtserklärung wird beispielsweise abgeschlossen, wenn

  • der Abschluss eines Vertrages von einer Förderzusage abhängt.
  • ein größeres Kooperationsprojekt vorbereitet wird
  • ein umfangreiches Angebot für eine Ausschreibung vorbereitet wird.
  • ein Entwicklungsprojekt für eine Innovation gestartet wird
  • viele KooperationspartnerInnen am Vorhaben mitwirken

Trotz der oftmals juristisch ausgefeilten Texte ist der Wert einer Absichtserklärung mehr im Atmosphärischen angesiedelt. Wichtigster Effekt ist die bewusste Kenntnisnahme des gemeinsamen Vorhabens durch die KooperationspartnerInnen. Eine Unterschrift schafft mehr Aufmerksamkeit.

„Überfallen“ Sie den/die KooperationspartnerIn nicht mit einer fertigen Absichtserklärung in der nächsten Sitzung, sondern schlagen Sie diese vor und diskutieren Sie die wichtigsten Punkte vorab.

Bedenken Sie, dass eine Absichtserklärung kein Vertrag ist, sondern ein Zeichen der beginnenden Zusammenarbeit. Seitenlange juristische Texte sind hier wenig hilfreich, um Vertrauen aufzubauen.

Ergänzend wird manchmal auch eine Verschwiegenheitserklärung geschlossen, um bestimmte Kenntnisse und Verfahren, die im Rahmen der Vorarbeiten offengelegt werden, besser zu schützen.

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Verschwiegenheitserklärung

Mit einer Verschwiegenheitserklärung (englisch auch Non Disclosure Agreement, NDA genannt) verpflichten sich die KooperationspartnerInnen zur vertraulichen Behandlung der im Zuge der Zusammenarbeit bekannt gewordenen Informationen, Daten, Unterlagen, Geschäftskontakte und übrigen Kenntnisse.

Oft wird dabei auch ausdrücklich vereinbart, dass diese wie Betriebsgeheimnisse hinsichtlich Aufbewahrung, Speicherung und Zugriff zu behandeln sind. Die verpflichteten KooperationspartnerInnen stimmen zu, die ihnen zugänglich gemachten Informationen geheim zu halten. Anders als das Betriebsgeheimnis, welches gesetzlich verankert ist, besteht bei der Verschwiegenheitserklärung Vertragsfreiheit (d.h. die Regeln können freier gestaltet werden).

Eine Verschwiegenheitserklärung kann dabei nur einzelne Unterlagen oder aber alle Informationen und Unterlagen umfassen, die ausgetauscht werden. Oft wird eine solche Erklärung auch gleich in die Absichtserklärung oder den Kooperationsvertrag aufgenommen.

Die Erklärung sollte auch festlegen, ob nur die jeweiligen Kooperationspartnerinnen gebunden oder auch für diese tätige Dritte in die Erklärung einzubeziehen sind (d.h. diese müssen ihrerseits dazu verpflichtet werden).

Verschwiegenheitserklärungen sehen in der Regel für den Bruch der Verschwiegenheit Geldstrafen in bestimmter Höhe vor.

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